Jak dobrze przygotować się do targów?

Tex-Style krok po kroku

Drogi Wystawco,

poniżej prezentujemy przykładowe kalendarium, które ułatwi dobre przygotowanie się do targów. Najważniejsze jest, by krok po kroku spisać wszystkie zadania i towarzyszące im terminy oraz określić budżet, który zamierzasz przeznaczyć na zaistnienie na targach. Jako podstawowe zadania zapisz: zgłoszenie udziału w targach, określenie wielkości stoiska i rodzaju zabudowy, dobór personelu do obsługi stoiska, szkolenie obsługi, rezerwację noclegów, promocję przed rozpoczęciem targów (materiały prasowe, zaproszenia do klientów, informacja w Internecie), eksponaty i ich ubezpieczenie, organizację pracy stoiska, materiały targowe (prospekty, foldery, katalogi), działania po targach.

Targi TEX-STYLE trwają 3 dni, ale przygotowania do nich pół roku!

Wzorcowe kalendarium

6 miesięcy przed targami

• ustal cele, jakie chcesz osiągnąć uczestnicząc w targach
• zdecyduj się na formę udziału (stoisko własne lub wspólne w ramach izby, zrzeszenia, grupy producentów, organizacji branżowych itp.)
• określ wielkość (w m 2), rodzaj zabudowy (standardowa lub własna aranżacja), położenie stoiska (szereg, narożnik, półwysep lub wyspa).
• zgłoś uczestnictwo w targach
• pamiętaj o przesłaniu danych do katalogu

Termin nadsyłania formularza zgłoszenia uczestnictwa mija 24 listopada 2009. Po tej dacie przystępujemy do lokalizacji nadesłanych zgłoszeń.

Przestudiuj uważnie formularze: zwróć uwagę na terminy, warunki uczestnictwa, postanowienia szczegółowe, opłaty oraz regulamin targów (wszystkie informacje otrzymasz od nas mailem lub znajdziesz na stronie internetowej www.fashion.mtp.pl).

Wraz ze zgłoszeniem uczestnictwa należy wpłacić kaucję.
Jest to warunek przyjęcia zgłoszenia.

3 miesiące przed targami

• zaplanuj koncepcję stoiska (projekt, architektura, wyposażenie, eksponaty)
• zleć budowę stoiska firmie lub przygotuj się do samodzielnego wykonania

Wydział Zabudowy Stoisk Międzynarodowych Targów Poznańskich wykonuje również projekty i zabudowę stoisk indywidualnych, zgodnych z życzeniami wystawcy (kontakt: Marek Cichocki, tel. +48 61 869 2209, marek.cichocki)

• określ środki przekazu, które chcesz wykorzystać w kampanii reklamowej
• przygotuj materiały reklamowe
• zarezerwuj noclegi
• ustal listę gości i klientów, których zaprosisz
• zgłoś organizatorom zapotrzebowanie na sale konferencyjne

2 miesiące przed targami

• rozpocznij e-mailowy kontakt z klientami
• wybierz i przygotuj odpowiednio obsługę stoiska
• przeprowadź kampanię reklamową związaną z uczestnictwem w targach
• zamów transport
• poinformuj nas o nowościach , które chcesz zaprezentować na targach Tex-Style
  (kontakt: Katarzyna Supa, tel. + 48 61 869 21 37, e-mail: katarzyna.supa)
• skorzystaj z usług Serwisu Prasowego Wystawców  (dowiedz się więcej o tej usłudze)

Miesiąc przed targami

• ustal terminy spotkań z klientami

Zdecydowana większość gości targowych ma zaplanowany pobyt na targach. Nie licz na atrakcyjne przypadkowe spotkania i wizyty. Sporządź listę osób - klientów, kontrahentów, kooperantów i dystrybutorów, z którymi musisz się spotkać lub chciałbyś się spotkać. Bądź przygotowany na spotkanie z każdym, kogo zaprosiłeś. Listę zaproszonych gości przekaż każdej osobie obsługującej stoisko.

• wyślij zaproszenia do  Twoich klientów
• otrzymasz i przewodniki dla zwiedzających, które będziesz mógł wysłać do Twoich klientów
• skompletuj potrzebne materiały reklamowe, promocyjne, biurowe, kuchenne oraz artykuły spożywcze
• potwierdź rezerwację hotelu

Tydzień przed targami

• przypomnij się telefonicznie zaproszonym gościom i klientom
• potwierdź lub ustal dokładne terminy spotkań
• sprawdź, jak postępują prace przy budowie Twojego stoiska na terenach targowych
• dokonaj ewentualnych korekt w aranżacji stoiska

Bywa i tak, że na targi można się zgłosić na miesiąc przed terminem, że firma wystawiennicza zaprojektuje i zbuduje stoisko w kilka dni. W takich sytuacjach najczęściej nie mamy możliwości wyboru dobrej lokalizacji stoiska, wynajmu powierzchni z zabudową standardową oraz skorzystania z dodatkowych form wystąpień czy promocji.

Do zobaczenia na targach!

Zespół targów Tex-Style